在如今的實驗室中,由于諸多因素的限制,檔案管理員通常會身兼數(shù)職,比如在某些單位的實驗室中,就存在財務(wù)管理人員同時兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作的現(xiàn)象,或者是對實驗室物品管理的工作人員兼職負(fù)責(zé)實驗室檔案管理的工作。

此外，無論是什么類型的檔案,都是內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜、種類相當(dāng)繁多、涉及方面非常廣泛的,因此,目前實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理工作所面臨的一大問題就是檔案的歸類不夠完善、不夠分明。

這些現(xiàn)象都體現(xiàn)出了實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理面臨的問題。

搭建實驗室信息化管理系統(tǒng)（LIMS）計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模塊的重要性：

(一) LIMS系統(tǒng)能夠保證實驗室檢測工作的質(zhì)量

在實驗工作中,實驗室內(nèi)的每個儀器都是會產(chǎn)生非常繁多的數(shù)據(jù)的,對這些實驗數(shù)據(jù)的保存和管理是確保實驗正常、準(zhǔn)確開展的關(guān)鍵之處,只有確保實驗數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,才能夠保證更好的實驗質(zhì)量。因此,必須對每一場實驗都進(jìn)行非常詳細(xì)的記錄,并將記錄數(shù)據(jù)認(rèn)真歸檔,才能為科研工作提供有效保障。

(二) LIMS系統(tǒng)能夠提高管理效率

實驗室的檔案對最真實的工作流程、最詳細(xì)的實驗問題和解決方案都有著極其詳細(xì)的記錄,因此對這些內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒幚碇?是非常有利于檢驗人員查看的,就能夠有效地防止錯誤出現(xiàn),還能夠在其他實驗出現(xiàn)問題的時候,便于與現(xiàn)有信息化檔案記錄進(jìn)行對比,綜合分析之后提出更可行的解決方案,提高管理效率。

(三) LIMS系統(tǒng)能夠提高工作質(zhì)量

由于實驗室內(nèi)的工作又多又雜,所以實驗數(shù)據(jù)也是非常繁雜的。那么實驗室利用現(xiàn)代化、信息化管理方式就能夠有效處理這些繁多的檔案數(shù)據(jù),信息化管理的方式不僅能夠提高工作人員的工作效率,還能夠?qū)?shù)據(jù)條理化,使得實驗室檔案管理更加人性化。舉個簡單的例子,在檢驗相關(guān)材料或報告結(jié)果的時候,如果沒有將這些內(nèi)容進(jìn)行信息化管理,那在檔案提取過程中就會出現(xiàn)很大的困擾。相反,如果沒有將這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理,一旦遇到問題就能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行搜索查詢,進(jìn)而解決問題。

實驗室信息化管理系統(tǒng)LIMS計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模塊的具體搭建方法如下：

(一)檔案分類

在一套完整的實驗室計量檔案管理系統(tǒng)模塊中,應(yīng)該包括檔案管理類別,在對檔案進(jìn)行分類的時可將將所有的檔案列出對應(yīng)清單,按照每個類別進(jìn)行歸檔劃分,實現(xiàn)分類管理,此外,在對這些檔案進(jìn)行管理時,可以進(jìn)行明確的編號和分類,做出明確分類,并對同級文件進(jìn)行了不同類別的劃分并列出了表格清單。搭建一個清晰的分類管理方式，有效地保證在查閱檔案時更加高效、更加準(zhǔn)確,保證計量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料在被修改或調(diào)用時具有完整性和有序性。

( 二)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案包括三種類型:第一類就是表格類檔案,表格類檔案是有專門人員進(jìn)行記錄的,包括對考核內(nèi)容、溫濕度、方法驗證以及項目評審等內(nèi)容的記錄;第二類就是證書類檔案,證書類檔案主要包含實驗室計量認(rèn)證證書、供應(yīng)商資質(zhì)證明、計量標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備的檢定以及校準(zhǔn)證書;第三類就是其他質(zhì)量體系文件涉及的實驗室相關(guān)法律法規(guī)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、程序文件等。此外，再系統(tǒng)中也支持對各類文件格式的上傳、下載、打印等操作。

(四) 人員管理

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案涉及到的專業(yè)知識種類很多,如物理學(xué)、化學(xué)、農(nóng)學(xué)等,這就對工作人員的專業(yè)知識掌握情況提出了更高的要求,不僅應(yīng)該具有統(tǒng)計能力,還應(yīng)該具有一定的檢測能力。另外,計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理還要求管理人員能夠嫻熟地操作計算機網(wǎng)絡(luò),只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的信息化管理。

因此檔案管理工作系統(tǒng)建立有利于人員提高自己的專業(yè)水平和能力,增強自身的責(zé)任感,將各種管理方式有效地結(jié)合起來,提高實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)信息化管理質(zhì)量水平。

LIMS實驗室檔案系統(tǒng)非常龐大,為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案袋信息化管理,就要提高管理水平,逐步完善檔案管理機制,將實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理與人工管理模式相融合,在實踐中完善整個管理模式,提高實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理質(zhì)量。