實驗室儀器設備檔案的建立是設備運行的首要環(huán)節(jié)。它包括以下幾個方面：首先，儀器設備到貨后，應盡快組織有關人員按購貨合同要求清點、檢查、調(diào)試，并填寫驗收記錄。儀器設備的管理部門要收集儀器設備購置申請表、技術(shù)調(diào)研論證報告、招投標文件、訂貨合同、驗收記錄、裝箱單、儀器說明書、操作手冊、線路圖、合格證、供應商資質(zhì)等相關資料文件。其次，建立設備的使用檔案。
其內(nèi)容包括：
(1)設備的唯一識別編號；
(2)名稱和型號；
(3)制造商和供應商名稱；
(4)主要技術(shù)指標；
(5)接收時的狀態(tài)和啟用日期；
(6)目前所在科室或放置地點；
(7)操作規(guī)程；
(8)檢定或自校時間；
(9)期間核查和維護的規(guī)程。? 其內(nèi)容包括：
(1)儀器設備使用過程中的作業(yè)指導書；
(2)歷年的使用、維修、維護、故障、改裝記錄；
(3)歷次檢定證書；
(4)期間核查的報告及記錄；
(5)調(diào)撥或報廢申請表。這些資料都需認真收集后整理歸檔。最后，儀器設備檔案建好后應由儀器設備的管理部門統(tǒng)一管理。業(yè)務人員如因工作需要需借閱檔案資料時，應按照相關規(guī)定辦理借閱手續(xù)。精密儀器原版說明書和線路圖等重要技術(shù)資料一般不外借，確因工作需要，在履行有關檔案管理規(guī)定的借閱手續(xù)后可借用復印件。儀器使用部門根據(jù)需要保存復印資料，如說明書、操作手冊等。? 二、儀器設備的檢定?
按照ISO/IEC17025的要求和《中華人民共和國強制檢定的工作計量器具檢定管理辦法》的規(guī)定，我中心結(jié)合儀器設備使用具體情況，編制出本中心需檢定儀器設備的控制目錄。按照檢定周期有計劃的在有資質(zhì)的計量檢定機構(gòu)進行儀器設備的檢定，檢定證書歸檔保存。新的儀器設備在投入使用前應進行檢定；固定使用的設備轉(zhuǎn)移存放地點需要檢定的，必須經(jīng)檢定合格后方可使用。對檢定合格的設備粘貼上綠色的標簽，并填寫相應的信息，如日期、有效期、證書編號及檢定機構(gòu)名稱等；對于多功能檢測設備，某些功能已喪失，但檢測工作所用參數(shù)工作正?；蚪?jīng)校準合格者以及測試設備某一示值范圍精度不合格，但檢測工作所用示值范圍合格者等降級使用的，粘貼上黃色的標簽；設備經(jīng)計量檢定不合格或設備損壞不能正常運行的，粘貼上紅色的標簽。?
三、儀器設備的期間核查?
3.1需期間核查的情況
儀器設備經(jīng)檢定合格后即可投入使用。但在2次檢定和自校之間，遇有下列情況之一，必須實施期間核查：
(1)在超出規(guī)定的環(huán)境條件或技術(shù)條件下使用；
(2)設備使用頻次超出規(guī)定的限度；
(3)設備可能出現(xiàn)漂移現(xiàn)象；
(4)設備長期閑置后再次使用前；
(5)客戶有特殊要求；
(6)計量標準穩(wěn)定性考核證明其檢定或校準數(shù)據(jù)超出穩(wěn)定性允差的；
(7)攜帶到現(xiàn)場檢測的儀器設備；
(8)設備在運行過程中，有可疑現(xiàn)象發(fā)生等。儀器設備管理部門應根據(jù)儀器設備期間核查控制目錄下達期間核查計劃，檢測部門負責期間核查規(guī)程的制定并組織實施。? 3.2期間核查的方法
儀器的期間核查并不等于檢定周期內(nèi)的再次檢定，而是核查儀器的穩(wěn)定性、分辨率、靈敏度等指標是否持續(xù)符合儀器本身的技術(shù)要求。針對不同儀器的特性，可選用不同的核查方法。包括：
(1)參照設備技術(shù)資料提供的校準方法；
(2)可能時，參照自校規(guī)程進行檢查；
(3)采用標準物質(zhì)進行檢查；
(4)與新近計量檢定合格的同規(guī)格型號設備進行比對試驗；
(5)選用穩(wěn)定性好、靈敏度高的樣品在不同時期、不同地點進行多次重復測量，并采用統(tǒng)計技術(shù)對每次測量結(jié)果進行評估；
(6)與優(yōu)秀實驗室進行比對試驗；
(7)采用高一個精度等級的計量標準、儀器設備或有證標準物質(zhì)進行核查；
(8)采用同等精度的計量標準、儀器設備進行比對；
(9)通過對樣品不同特性檢測結(jié)果的相關性進行驗算等。
3.3期間核查的時間
間隔期間核查的時間間隔一般以在儀器的檢定周期內(nèi)進行一二次為宜。對于使用頻率較高的儀器，應增加核查的次數(shù)。期間核查的記錄及報告應歸檔保存。? 四、儀器設備的運行、維修、維護管理?
4.1編寫儀器設備的操作作業(yè)指導書
儀器設備的使用部門應在儀器安裝調(diào)試后，粘貼唯一編號的標識，編寫設備的操作作業(yè)指導書。其主要內(nèi)容包括：儀器名稱、性能用途、操作步驟、檢查方法(包括開機、關機、運行檢查和期間核查)、維護保養(yǎng)等。對于不列入強制檢定的儀器設備，還應建立自校規(guī)程。
4.2落實儀器設備的使用記錄制度
其主要內(nèi)容包括：開機日期、關機日期、工作時數(shù)、運行狀態(tài)(包括停電、停水及工作異常等情況)、運行檢查期間核查、工作內(nèi)容等。
4.3建立儀器設備使用前的檢查制度在儀器設備使用前應對其進行檢查。? 要了解上次使用情況、檢定的情況及外部設備(包括水、電、氣)是否完好等。發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報和處理，以免造成儀器設備的損壞。? 4.4儀器設備異地使用的管理? 攜帶儀器到實驗室以外場所進行檢測或抽樣時，除了遵守在固定場所使用儀器的規(guī)定外，還應注意：? (1)領用時要檢查，其是否正常、配件是否齊全、電池是否配備等；
(2)運輸過程中要注意防護，要確保其在運輸期間不致因震動等原因而損壞；
(3)使用要規(guī)范，要嚴格按儀器設備操作規(guī)程(包括使用的環(huán)境)操作；
(4)入庫時要進行驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時維修并檢定。
4.5落實儀器設備的定期維護制度
一般的儀器設備要在其操作規(guī)程中規(guī)定維護保養(yǎng)的方法和時間。對于使用頻率高的大型儀器設備，應制定儀器設備維護計劃；對于維護保養(yǎng)工作較為復雜或有一定專業(yè)性要求的儀器設備，要制定維護保養(yǎng)的作業(yè)指導書，必要時可請儀器公司的專業(yè)人員對其進行維護和保養(yǎng)。? 4.6做好儀器設備的報廢工作
儀器設備在超過使用年限后，往往會出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，或者在檢測中發(fā)現(xiàn)檢測數(shù)據(jù)不穩(wěn)定，經(jīng)過維修也無法滿足檢測的要求?；蛘邫z定后技術(shù)參數(shù)達不到檢測的要求，在這種情況下就要考慮報廢該儀器。儀器設備報廢一樣要經(jīng)過適當?shù)尿炞C程序，因為它屬于固定資產(chǎn)，要經(jīng)過主管部門的批準后才能實施報廢處理工作?？傊?#xff0c;做好實驗室儀器設備的管理，保持其有效性和可靠性，保證其檢驗檢測結(jié)果的準確性，才能為客戶和社會提供可信的數(shù)據(jù)和滿意的服務。
實驗室信息化管理系統(tǒng)LIMS能夠具有自動化的實驗室流程管理標準，嚴格按照實驗室的儀器設備狀態(tài)信息、庫存信息等來進行規(guī)范化的歸檔管理，能夠針對各行業(yè)儀器設備不同的管理需求進行個性化管理，及時提醒相關的人員來送檢更多的機器，及時追蹤各種不同機器的狀態(tài)。
