計量標(biāo)準(zhǔn)檔案是實驗室質(zhì)量管理體系的重要組成部分，也是保證檢定、校準(zhǔn)結(jié)果準(zhǔn)確性、公正性的可靠依據(jù)。實驗室新建、復(fù)查計量標(biāo)準(zhǔn)通過考核發(fā)證后，檔案的建立和完善在計量檢定工作中起著重要的保障作用，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案工作的信息化和規(guī)范化管理是衡量實驗室質(zhì)量控制效果的重要標(biāo)志。

一、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理現(xiàn)狀及對策

1.?無專職管理員。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作大多數(shù)由一線檢校人員兼職，沒有進行專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不夠熟練，并且技術(shù)人員日常檢校工作量比較大，任務(wù)重，無法保證有效的檔案管理工作。此外管理手段相對落后，難以適應(yīng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的需求。

2.?缺乏建檔意識。實驗室工作人員普遍重視日常的檢校任務(wù)，通常認(rèn)為只要按期將儀器設(shè)備檢校、檢測完畢，正確出具證書、報告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，導(dǎo)致計量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的缺失、不完善，更新不及時。

3.?檔案涉及內(nèi)容廣泛。根據(jù)JJF1033《計量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的要求，計量標(biāo)準(zhǔn)的檔案應(yīng)包括證書檔案、技術(shù)文件及管理制度檔案、技術(shù)指標(biāo)檔案、設(shè)備檔案、人員檔案及計量標(biāo)準(zhǔn)考核(復(fù)查)申請書、計量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報告等多方面資料，容易導(dǎo)致檔案管理歸類不明確。

我院根據(jù)實際情況以及實驗室形成檔案資料的特點，從收集、分類、排列、編號、歸檔等方面加以規(guī)范，要求一線檢校人員、二線管理人員養(yǎng)成在日常工作中分類管理各種數(shù)據(jù)資料的良好習(xí)慣，明確所屬部門需要整理和歸納的內(nèi)容，力求保證歸檔材料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性，為實驗室開展檢定、校準(zhǔn)等工作提供可靠資料依據(jù)。

二、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.?是做好檢校工作的重要保障 如何實現(xiàn)對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的有效管理是確保檢定、校準(zhǔn)工作的正確性和可靠性的關(guān)鍵。通過信息化手段將計量標(biāo)準(zhǔn)檔案中涉及的各項內(nèi)容錄入計量標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警機制，實行統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)器具按期送檢提醒、計量標(biāo)準(zhǔn)證書到期復(fù)查提醒、檢校依據(jù)更新或換版提醒等。計量標(biāo)準(zhǔn)管理員根據(jù)系統(tǒng)提醒，進行跟蹤、收集、更新各類信息，及時歸檔。這些歸檔資料真實地反映了計量標(biāo)準(zhǔn)所涉及的設(shè)備、人員、技術(shù)文件、數(shù)據(jù)資料等在管理和使用中的詳細(xì)記錄，檢校人員在日常工作中有疑問時，通過登錄系統(tǒng)查詢相關(guān)資料，及時發(fā)現(xiàn)問題或調(diào)整工作方法，可有效避免錯誤、過失的發(fā)生，確保了實驗室出具的證書或報告數(shù)據(jù)結(jié)果的準(zhǔn)確、公正、可靠。此外有助于實驗室探索出一套更為合理、適用的檢校方法，為開展日常和科學(xué)研究工作提供更可靠的參考和選擇。

2.有利于提高日常工作管理效率 根據(jù)JJF1033規(guī)定，每一項計量標(biāo)準(zhǔn)文件集中均應(yīng)當(dāng)包含18個方面的內(nèi)容。在實際工作中，這18類文件的存儲方式采用了紙質(zhì)檔案與電子存檔相結(jié)合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴(yán)重影響了檢定、校準(zhǔn)工作效率、工作質(zhì)量。通過信息化手段，計量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進行數(shù)字化處理后，上傳至計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。一是使檢校人員查找資料、發(fā)現(xiàn)問題、上報復(fù)查申請、更新信息時更為方便、快捷、高效；二是對比較大的計量檢定機構(gòu)來說，所建計量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量多且往往不在同一時間，利用信息化管理系統(tǒng)可以將每年需要申請復(fù)查的計量標(biāo)準(zhǔn)歸類到一起，同時遞交申請材料，既提高了工作效率，又保證了所有計量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的有效性；三是方便了用戶的查詢使用，如查詢計量標(biāo)準(zhǔn)證書的有效性、可開展項目的規(guī)程/規(guī)范、計量標(biāo)準(zhǔn)器具及配套設(shè)備的歷年證書、檢定或校準(zhǔn)人員持證情況等，加強了與客戶的溝通。

三、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的具體步驟

1.建立完整的計量標(biāo)準(zhǔn)檔案 如上文所述，計量標(biāo)準(zhǔn)包括18個文件，歸類為三種檔案:一是證書類，主要包括計量標(biāo)準(zhǔn)考核證書、社會公用計量標(biāo)準(zhǔn)證書、計量標(biāo)準(zhǔn)器及主要配套設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)證書、檢定或校準(zhǔn)人員資格證明。二是表格類，主要包括申請書、技術(shù)報告、更換申報表、封存(或撤銷)申請表、重復(fù)性試驗記錄、穩(wěn)定性考核記錄、履歷書、國家計量檢定系統(tǒng)表、開展檢定或校準(zhǔn)工作的原始記錄。三是其他質(zhì)量體系文件，主要包括計量檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范、計量標(biāo)準(zhǔn)操作程序、計量標(biāo)準(zhǔn)器或主要設(shè)備使用說明、實驗室的相關(guān)管理制度、可以證明計量標(biāo)準(zhǔn)具有相應(yīng)測量能力的其他技術(shù)文件。

2.建立完善的實驗室計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng) 我院與軟件公司合作開發(fā)了綜合辦公自動化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括人事信息、質(zhì)量體系、計量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)管理、設(shè)備資產(chǎn)管理、計量器具、證書/報告管理、供應(yīng)商及合同管理、科研管理等多個管理模塊，其中質(zhì)量體系管理模塊主要包括我院制定的質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、管理手冊及我院授權(quán)項目及實驗室檢測能力、檢定/校準(zhǔn)、檢測依據(jù)、計量標(biāo)準(zhǔn)證書等檔案資料。系統(tǒng)中各模塊資料均為現(xiàn)行有效版本并全部輸入計算機，計量標(biāo)準(zhǔn)管理模塊與該系統(tǒng)中各相關(guān)模塊鏈接，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案所涉及相關(guān)內(nèi)容在該系統(tǒng)中均可查閱，并可依據(jù)系統(tǒng)使用權(quán)限進行使用、修改，保證了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的連續(xù)性和歷史資料的完整性。一線檢校人員、二線管理人員可以方便地通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)進行資料的查詢、統(tǒng)計等日常管理工作，使計量標(biāo)準(zhǔn)檔案較全面地實現(xiàn)了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，同時也使檔案發(fā)揮出最大利用價值。

3.培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才 計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理是一項專業(yè)性較強的綜合管理系統(tǒng)工程，它涉及長度、溫度、力學(xué)、電磁、化學(xué)、光學(xué)、醫(yī)學(xué)、無線電、電離輻射等領(lǐng)域檢校方面的專業(yè)知識及統(tǒng)計學(xué)、檔案學(xué)知識。這就要求從事計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的工作人員不但要具備一定的計量專業(yè)知識，同時還要掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，以適應(yīng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案資源信息化的建設(shè)，確保檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性和科學(xué)性。

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作大多數(shù)是由一線檢校人員、二線管理人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)，不能熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件、設(shè)備的應(yīng)用，較難適應(yīng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作的需求。所以從事計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的工作人員要充分意識到自己所肩負(fù)的歷史使命和職責(zé)，在加強培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，積極將手工管理與計算機信息化管理相結(jié)合，從而提高計量檢定機構(gòu)質(zhì)量管理體系的整體水平。 實踐證明，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理計量標(biāo)準(zhǔn)檔案提高了檔案的管理水平，它將實驗室的所有工作信息聯(lián)系起來構(gòu)成整體，使機構(gòu)的檔案管理工作逐步完善，進一步向系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，充分發(fā)揮計量標(biāo)準(zhǔn)檔案在質(zhì)量管理體系運行和計量檢定、校準(zhǔn)工作中的積極作用。

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